Une gestion SaaS efficace passe par des actions concrètes pour reprendre le contrôle sur les applications, limiter le shadow IT, optimiser les coûts logiciels et assurer la conformité réglementaire. Beaucoup d’entreprises découvrent que 30 % des licences restent inutilisées, que des doublons d’abonnements existent entre services et que les processus manuels ne suffisent plus face à la croissance rapide des outils. Adopter les bonnes pratiques comme la cartographie des applications, le suivi des licences ou encore l’automatisation du reporting permet de rationaliser les dépenses, renforcer la sécurité et gagner en visibilité. Dans les prochaines sections, nous allons détailler pas à pas ces pratiques pour vous guider.
Quelles sont les bonnes pratiques pour assurer une gestion SaaS efficace ?
1. Cartographier et inventorier toutes les applications SaaS
Un premier pas indispensable consiste à établir une cartographie complète des applications SaaS utilisées dans l’entreprise. Cette étape révèle souvent la présence de services non déclarés, parfois jusqu’à 30 % des outils actifs. L’objectif est de disposer d’une vision claire afin d’identifier les doublons, sécuriser les données et anticiper les coûts liés aux renouvellements. Un inventaire centralisé facilite aussi les audits internes et externes.
2. Optimiser les coûts et supprimer les doublons
Les coûts logiciels représentent une part croissante du budget IT. Dans de nombreuses PME, on constate des abonnements multiples à des outils similaires comme des plateformes de visioconférence ou de gestion de projet. L’optimisation passe par l’analyse des contrats, la consolidation des licences et la négociation avec les éditeurs. Selon Gartner, une rationalisation des abonnements peut générer jusqu’à 25 % d’économies annuelles.
3. Surveiller l’utilisation réelle des licences
L’analyse de l’utilisation des licences permet de mettre fin au gaspillage. Un tableau de suivi doit indiquer le nombre de licences achetées, utilisées et inutilisées. Par exemple, si 40 % des utilisateurs ne se connectent jamais à un CRM, il est pertinent de réduire le volume de licences et de réallouer les budgets. Ce suivi aide aussi à mieux planifier les besoins futurs.
4. Mettre en place une gouvernance claire pour les achats SaaS
Sans règles précises, chaque service peut souscrire à un outil sans validation, ce qui amplifie le shadow IT. Une gouvernance des achats définit qui peut initier une demande, quel service valide et comment intégrer l’outil dans l’écosystème existant. Cette organisation limite les risques de sécurité et évite les doublons entre services.
5. Renforcer la sécurité et la gestion des accès
La sécurité SaaS repose sur une gestion stricte des identités et des accès. Les entreprises doivent mettre en place une authentification forte (MFA), un suivi des connexions et une révocation rapide des droits lors du départ d’un collaborateur. Le non-respect de ces pratiques expose l’organisation à des fuites de données et des intrusions.
6. Garantir la conformité réglementaire (RGPD, NIS2, DORA)
Les réglementations européennes imposent un contrôle rigoureux sur les données SaaS.
Le RGPD encadre la protection des données personnelles, NIS2 renforce les obligations de cybersécurité et DORA s’applique particulièrement au secteur financier.
Une bonne gestion SaaS inclut des rapports prêts pour les auditeurs et un suivi des obligations contractuelles.
7. Automatiser les processus de suivi et de reporting
Le suivi manuel des applications SaaS à l’aide de fichiers Excel devient vite chronophage. Les outils spécialisés comme Boza permettent d’automatiser la collecte des données, la détection de doublons, le suivi des coûts et la génération de rapports. Cette automatisation libère du temps pour l’équipe IT et améliore la précision des informations.
Comment identifier et contrôler le shadow IT dans l’organisation ?
Le shadow IT résulte souvent d’une volonté des métiers d’aller plus vite. Pour le contrôler, il faut d’abord détecter les outils utilisés sans validation, grâce à une surveillance réseau ou un logiciel de gestion SaaS. Ensuite, il est nécessaire de dialoguer avec les équipes métiers pour comprendre leurs besoins réels et proposer des alternatives sécurisées. Le but n’est pas de bloquer l’innovation mais de l’encadrer.
Quels outils et solutions facilitent la gestion centralisée du SaaS ?
Des solutions comme Boza offrent une cartographie complète, un suivi automatisé des licences, un tableau de bord de la consommation et des alertes sur les doublons. Contrairement aux suivis manuels, ces outils s’intègrent facilement dans l’infrastructure existante et fournissent des rapports adaptés aux directions financières et aux auditeurs.
Comment impliquer la direction financière et les métiers dans la stratégie SaaS ?
La gestion SaaS dépasse la seule DSI. La direction financière attend une meilleure maîtrise des coûts tandis que les métiers veulent des outils rapides à déployer.
Pour concilier ces attentes, il faut partager régulièrement des tableaux de suivi, démontrer les économies réalisées et impliquer les responsables métiers dans les décisions d’achat. Cela transforme la gestion SaaS en stratégie collective.
Quelles erreurs fréquentes éviter dans la gestion SaaS ?
Dans la gestion des applications SaaS, certaines pratiques nuisent directement à la performance et augmentent les risques. Identifier ces erreurs permet de les anticiper et de mettre en place des solutions adaptées.
- Négliger le suivi des licences et laisser des abonnements inutilisés actifs.
- Ignorer le shadow IT et les applications non validées par la DSI.
- Reposer toute la gestion sur des fichiers Excel ou des scripts internes.
- Ne pas intégrer les exigences réglementaires comme RGPD, NIS2 ou DORA.
- Omettre de définir une gouvernance claire pour les achats SaaS.
- Retarder la révocation des accès lors du départ d’un collaborateur.
- Ne pas impliquer la direction financière et les métiers dans les décisions.
Quels indicateurs suivre pour mesurer l’efficacité de la gestion SaaS ?
Le suivi d’indicateurs clés permet de piloter la stratégie. Les plus pertinents sont le taux d’utilisation des licences, les économies réalisées après optimisation, le nombre d’applications cartographiées, le respect des obligations réglementaires et la réduction des doublons. Ces indicateurs donnent une vision claire des progrès accomplis et facilitent le reporting à la direction.
