Adopter un logiciel SaaS sans une approche structurée conduit souvent à des choix coûteux et risqués. Entre les licences inutilisées, les abonnements en doublon et le shadow IT, de nombreuses entreprises perdent en visibilité, en sécurité et en budget. Pour un DSI, éviter ces écueils devient un levier direct de performance et de conformité. Voici les 10 erreurs les plus fréquentes dans l’achat et la gestion des SaaS… et comment les éviter.
Quelles sont les erreurs à ne pas commettre quand on choisit un SaaS pour son entreprise ?
Ne pas impliquer la DSI et la sécurité dès la sélection
Un achat réalisé sans la DSI expose l’entreprise à des incohérences techniques et des vulnérabilités. Par exemple, déployer un outil de communication sans vérifier son intégration avec Active Directory entraîne une gestion manuelle des identités, source de failles. Pour éviter cela, incluez systématiquement les équipes IT et sécurité dans l’évaluation des solutions.
Sous-estimer les coûts cachés et les abonnements en doublon
De nombreux SaaS facturent des frais additionnels (support premium, stockage, intégrations). Les doublons sont fréquents : certaines entreprises paient à la fois Slack et Teams, alors que leurs usages se chevauchent. Une cartographie centralisée des applications permet d’identifier ces chevauchements et d’optimiser les coûts.
Négliger la gestion des licences inutilisées
Selon Gartner, jusqu’à 30 % des licences SaaS restent inutilisées. Un collaborateur qui quitte l’entreprise peut conserver une licence Zoom ou Salesforce active pendant plusieurs mois. La mise en place d’un suivi automatisé des accès évite ces pertes financières.
Ignorer la conformité réglementaire (RGPD, NIS2, DORA)
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Un SaaS non conforme peut compromettre un audit. Par exemple, un outil de gestion de données sans clauses RGPD claires expose l’entreprise à des sanctions. Les normes NIS2 et DORA renforcent cette exigence, en particulier dans les secteurs banque, santé et assurance. Intégrer des critères de conformité dès la sélection des éditeurs est indispensable.
Choisir un éditeur sans évaluer sa pérennité ni sa fiabilité
Signer avec un fournisseur qui disparaît ou change brutalement son modèle économique entraîne des risques majeurs. Certaines startups SaaS ferment rapidement, laissant les clients sans support. Vérifiez la solidité financière, la feuille de route produit et les références clients avant d’engager votre organisation.
Oublier de vérifier l’intégration avec le système d’information existant
Un outil SaaS isolé crée des silos de données et complexifie la gestion. Si votre CRM ne s’intègre pas correctement avec vos outils de facturation ou votre ERP, les doublons de données s’accumulent. Validez les API disponibles et testez les intégrations avant l’achat.
Négliger la gestion des accès et des droits utilisateurs
Sans gouvernance des droits, certains collaborateurs conservent des accès critiques après avoir changé de poste. Cela accroît le risque de fuite ou d’usage non autorisé. Un provisioning et deprovisioning automatisé via un IAM réduit ces dérives.
Laisser se développer le shadow IT sans contrôle
Le shadow IT se développe quand les métiers installent leurs propres SaaS. Cela conduit à des applications non sécurisées et à une perte de visibilité pour la DSI. Mettre en place une détection automatique des connexions SaaS via les logs réseaux ou les outils CASB permet de reprendre le contrôle.
Ne pas définir de processus clair de suivi et de gouvernance
Sans cadre défini, chaque service achète ses solutions selon ses propres critères. Cette dispersion empêche une gestion cohérente et compromet les économies d’échelle. Instaurer un processus standardisé avec des étapes de validation et de reporting facilite la maîtrise du portefeuille SaaS.
Manquer d’indicateurs pour justifier les choix auprès de la direction
La direction financière attend des données précises pour valider les investissements. Sans indicateurs de coûts, d’usage et de conformité, le DSI peine à convaincre. Mettre en place des tableaux de bord avec taux d’utilisation, ROI et comparatif fournisseurs permet de légitimer les décisions.
Quels sont les impacts concrets de ces erreurs sur les coûts et la sécurité ?
Un manque de gouvernance SaaS provoque des pertes financières significatives et accroît les risques de sécurité. Entre licences dormantes, doublons d’outils et absence de conformité, la facture globale augmente de 20 à 30 % selon plusieurs études. Sur le plan sécuritaire, chaque application non maîtrisée constitue une porte d’entrée potentielle pour une cyberattaque.
Comment éviter ces erreurs et adopter les bonnes pratiques dans l’achat de SaaS ?
Mettre en place une stratégie de gestion des SaaS permet de limiter les risques. Il s’agit de créer un processus clair qui implique la DSI, la sécurité et les métiers dès le début. Une évaluation structurée des besoins, des coûts et de la conformité réduit considérablement les erreurs. L’automatisation des accès et la mise en place de politiques FinOps facilitent également le pilotage des abonnements.
Quels outils et méthodes permettent de mieux piloter le portefeuille SaaS ?
Les solutions de SaaS Management Platform (SMP) comme Boza offrent une visibilité complète sur les applications utilisées. Elles permettent d’identifier les doublons, de suivre les licences actives et de produire des rapports de conformité. Ces plateformes centralisent les données et facilitent le dialogue entre DSI, métiers et direction financière.
Comment convaincre la direction d’investir dans une gestion maîtrisée du SaaS ?
Pour convaincre, appuyez-vous sur des indicateurs mesurables. Montrez les économies générées par la suppression de licences inutilisées et les risques évités grâce à la conformité. Un tableau de bord clair qui met en avant la réduction des coûts, l’amélioration de la sécurité et la conformité aux réglementations constitue un levier puissant auprès de la direction. Cela transforme la gestion des SaaS en véritable atout stratégique.
