La finance joue un rôle clé dans la maîtrise du SaaS. Face à la multiplication des abonnements, à la hausse des coûts et au shadow IT, elle devient indispensable pour encadrer l’approvisionnement SaaS. Disposer d’une visibilité complète sur les épenses, harmoniser les contrats et éviter les doublons permet de restaurer le contrôle budgétaire. Voyons comment la fonction financière peut structurer et piloter cette nouvelle gouvernance logicielle.
Quels sont les enjeux financiers liés à la multiplication des applications SaaS ?
La prolifération des applications SaaS entraîne une fragmentation des dépenses. Chaque équipe souscrit ses outils, souvent sans concertation avec la DSI ou la direction financière. Le résultat : des abonnements redondants, des factures multiples et un budget logiciel en hausse constante.
Selon Gartner, près de 30 % des dépenses SaaS d’une entreprise moyenne sont inutilisées ou en doublon. Ces pertes nuisent directement à la rentabilité.
La finance doit donc identifier précisément combien d’applications sont utilisées, combien coûtent-elles, et à quoi elles servent. Sans cette base de données claire, impossible de piloter efficacement les coûts SaaS.
Comment la finance peut-elle obtenir une visibilité complète sur les coûts SaaS ?
La première étape consiste à centraliser les informations de facturation et d’utilisation. Trop souvent, les abonnements sont dispersés entre plusieurs services. Avec un outil comme Boza, la finance accède à une cartographie automatisée du parc applicatif, regroupant toutes les données : coût par application, utilisateurs actifs, dates de renouvellement.
Cette visibilité donne aux décideurs les leviers nécessaires pour rationaliser, renégocier ou supprimer certains abonnements.
Quelles méthodes permettent d’optimiser les dépenses et d’éviter le gaspillage logiciel ?
Pour réduire les gaspillages, il faut adopter une approche FinOps adaptée au SaaS. Cela implique un suivi régulier des coûts, une analyse de l’usage réel et une réévaluation périodique des besoins.
Boza aide à identifier les licences inactives et les doublons, ce qui permet de réduire jusqu’à 30 % des dépenses sur le budget SaaS.
Avant de renouveler un abonnement, il est crucial de vérifier :
- Le taux d’utilisation réel des licences.
- La pertinence de l’outil pour le service concerné.
- La possibilité de mutualiser ou de négocier les contrats.
Cette démarche proactive garantit un meilleur retour sur investissement et une répartition optimale des budgets.
Comment structurer le processus d’approvisionnement SaaS pour maîtriser les budgets ?
Mettre en place un processus d’approvisionnement clair est indispensable pour éviter les dérives.
La finance doit collaborer avec la DSI afin de définir des règles d’achat SaaS : validation préalable, standardisation des fournisseurs et suivi automatisé via Boza.
Un modèle de gouvernance efficace inclut :
- Une validation centralisée des nouveaux outils.
- Un référentiel unique des applications autorisées.
- Une revue trimestrielle des contrats actifs.
Cette approche réduit les achats impulsifs et renforce la cohérence des choix logiciels à l’échelle de l’entreprise.
Quels indicateurs financiers suivre pour piloter efficacement le portefeuille SaaS ?
Pour une gestion rigoureuse, la finance doit suivre plusieurs indicateurs de performance. Ces métriques facilitent la prise de décision et démontrent l’impact de la stratégie SaaS.
Ces données, consolidées dans Boza, permettent un pilotage en temps réel du portefeuille SaaS.
Comment la finance et la DSI peuvent-elles collaborer pour contrôler les abonnements ?
La collaboration entre la DSI et la direction financière est un levier stratégique. La DSI détient la connaissance technique, tandis que la finance apporte la rigueur budgétaire. Ensemble, elles peuvent établir une gouvernance partagée du SaaS.
En s’appuyant sur Boza, les deux départements disposent d’une vision commune des coûts, des usages et des risques. Cela facilite la prise de décision, les arbitrages et la justification des dépenses auprès de la direction générale.
Quels risques financiers et réglementaires pèsent sur les achats SaaS ?
Un approvisionnement non maîtrisé expose l’entreprise à plusieurs risques :
- Surcoûts liés aux doublons d’applications.
- Non-conformité réglementaire (RGPD, NIS2, DORA).
- Fuites de données à travers des outils non validés.
La finance doit donc intégrer la conformité logicielle dans sa gestion. Boza fournit des rapports automatisés pour les audits, facilitant la démonstration de conformité.
Comment démontrer le retour sur investissement d’une gestion centralisée du SaaS ?
La centralisation des achats SaaS génère des résultats mesurables. En regroupant les abonnements, en supprimant les doublons et en optimisant les licences, la finance peut quantifier les économies réalisées.
Un rapport issu de Boza montre clairement les coûts évités et les optimisations obtenues.
Exemple concret : une PME ayant 120 outils SaaS peut réduire ses dépenses de 20 à 30 % dès la première année de pilotage centralisé.
Quelles bonnes pratiques adopter pour une gouvernance financière durable du SaaS ?
Une gouvernance SaaS durable repose sur trois piliers : visibilité, contrôle et collaboration.
Il est recommandé de :
- Cartographier les applications régulièrement.
- Mettre à jour les contrats et les budgets chaque trimestre.
- Sensibiliser les équipes aux procédures d’achat.
Cette rigueur évite les dérives et améliore la performance financière globale de l’entreprise.
Quels outils ou plateformes facilitent le pilotage financier du SaaS ?
La gestion manuelle du SaaS via des fichiers Excel n’est plus adaptée.
Boza se positionne comme une plateforme complète de pilotage SaaS, combinant détection automatique des applications, analyse des coûts et alertes intelligentes sur les doublons.
En centralisant les données financières et techniques, Boza permet à la direction financière et à la DSI de reprendre le contrôle du SaaS en toute simplicité.
En structurant son approche et en s’appuyant sur une solution comme Boza, la direction financière transforme la gestion du SaaS en levier d’efficacité, de conformité et d’économies mesurables.
