Les doublons d’applications SaaS surviennent lorsque plusieurs départements souscrivent aux mêmes outils sans coordination. Ce phénomène touche de nombreuses PME et ETI, où les équipes adoptent librement des solutions comme Slack, Zoom ou Notion. Ces doublons alourdissent les coûts, fragmentent les données et compliquent la sécurité. Les repérer permet d’éliminer les redondances, d’optimiser le budget et de regagner une visibilité claire sur le parc applicatif.
Pourquoi les doublons d’applications SaaS apparaissent-ils dans les entreprises ?
Les doublons se développent principalement lorsque chaque département choisit ses propres outils. Le marketing peut adopter un CRM comme HubSpot pendant que les ventes utilisent Salesforce.
L’absence de gouvernance centralisée et la rapidité de déploiement des SaaS renforcent ce phénomène. Le shadow IT alimente également cette dynamique, avec des équipes qui souscrivent à des services sans en informer l’IT.
Quels sont les risques financiers liés aux doublons d’applications SaaS ?
Les doublons génèrent des coûts invisibles mais lourds pour l’entreprise. Ils créent une dispersion du budget et affaiblissent la capacité du DSI à négocier. Voici les principaux impacts financiers à surveiller :
- Dépenses multipliées : deux ou trois abonnements pour un même type d’outil augmentent mécaniquement la facture annuelle.
- Licences dormantes : des comptes inactifs continuent d’être facturés mois après mois.
- Renouvellements automatiques : certains abonnements passent inaperçus et reconduisent des dépenses inutiles.
- Pouvoir de négociation réduit : acheter en silo empêche d’obtenir des tarifs préférentiels sur un volume consolidé.
- Budgets métiers éclatés : les coûts sont dispersés dans différents services, ce qui rend leur suivi difficile pour la DSI et la finance.
Quels sont les problèmes de sécurité et de conformité que les doublons peuvent provoquer ?
Les doublons fragilisent la sécurité car ils multiplient les accès et les comptes utilisateurs. Un collaborateur peut quitter l’entreprise tout en conservant des accès actifs sur plusieurs outils identiques. Cela augmente les risques de fuite de données.
Côté conformité, les réglementations comme RGPD, NIS2 ou DORA imposent une gestion stricte des accès et des données. Les doublons compliquent les audits et rendent la traçabilité plus difficile.
Comment détecter manuellement les doublons d’applications SaaS ?
Certaines entreprises recensent leurs abonnements via des fichiers Excel et des relevés bancaires. Cette méthode permet d’identifier des redondances, mais elle reste chronophage et dépend fortement de la collaboration des départements.
Le suivi manuel ne garantit pas une vision exhaustive, surtout lorsque les équipes achètent en ligne avec des cartes de crédit d’entreprise ou personnelles.
Quels sont les outils permettant d’identifier automatiquement les doublons d’applications ?
Des solutions spécialisées de SaaS Management offrent une vision centralisée. Elles scannent les connexions, les factures et les accès pour détecter automatiquement les doublons.
Contrairement aux fichiers Excel, ces plateformes automatisent la collecte et assurent une mise à jour continue. Elles facilitent la communication avec la direction financière en présentant des rapports clairs et chiffrés.
Boza aide à repérer automatiquement les doublons SaaS
Avec Boza, nous redonnons au DSI une maîtrise complète de son environnement SaaS grâce à une approche automatisée et simple à déployer. Là où les méthodes classiques échouent à cause d’un suivi manuel incomplet, nous offrons une vision globale et centralisée.
Notre solution s’intègre directement aux outils financiers, aux systèmes de gestion des accès et aux applications SaaS. Nous collectons et analysons en continu les données liées aux abonnements, aux licences et à leur usage réel. Cela nous permet d’identifier instantanément les doublons, les redondances et les licences inutilisées.
Voici ce que nous apportons concrètement :
- Visibilité et centralisation : nous révélons l’ensemble des applications utilisées, y compris le Shadow IT, et les regroupons dans une cartographie claire.
- Optimisation des coûts : nous permettons de réduire jusqu’à 20 % des dépenses SaaS en éliminant les doublons, en renégociant les contrats et en suivant l’évolution des coûts par département.
- Automatisation des workflows : nous fluidifions les processus liés aux arrivées et départs de collaborateurs, avec une gestion des accès simplifiée et sécurisée.
- Revue de sécurité et conformité : nous aidons à anticiper les audits et à respecter les obligations réglementaires (RGPD, NIS2, DORA) grâce à des rapports prêts à l’emploi.
- Suivi intelligent des contrats : nous centralisons les dates de renouvellement, envoyons des alertes en amont et consolidons tous les documents contractuels dans un espace unique.
- Pilotage budgétaire précis : grâce à notre technologie d’intelligence artificielle, nous suggérons des optimisations et aidons le DSI à construire un budget fiable et maîtrisé.
- Vision 360° : nous fournissons des indicateurs consolidés par application, utilisateur ou département, pour guider les décisions stratégiques.
- Gain de temps : nous réduisons drastiquement les délais d’audit interne, passant de plusieurs semaines à quelques jours seulement.
En adoptant Boza, les DSI passent d’une gestion éclatée et incertaine à une gouvernance claire, automatisée et optimisée. Cela se traduit directement par des économies mesurables, une sécurité renforcée et une conformité assurée.
Comment comparer les abonnements et licences pour repérer les redondances ?
La comparaison des abonnements nécessite de croiser plusieurs données : les factures, le nombre de licences actives et l’utilisation réelle des utilisateurs. Un tableau de suivi permet de visualiser les écarts.
Ce type de tableau met en lumière les chevauchements entre outils similaires et aide à décider lesquels conserver.
Quels sont les indicateurs financiers à suivre pour mesurer l’impact des doublons ?
Pour évaluer concrètement l’impact des doublons d’applications SaaS, il est nécessaire de s’appuyer sur des indicateurs financiers précis. Ces données permettent de justifier les décisions auprès de la direction et de mesurer les gains obtenus après rationalisation.
- Coût total des licences : montant global dépensé chaque mois et chaque année pour l’ensemble des abonnements SaaS.
- Taux d’utilisation des applications : part réelle des licences utilisées par rapport au nombre total acheté, ce qui met en évidence les licences dormantes.
- Abonnements renouvelés sans usage : pourcentage de contrats automatiquement reconduits alors qu’ils ne sont pas exploités.
- Évolution du budget SaaS par département : suivi des dépenses consolidées par équipe pour repérer les zones de redondance.
- Économies réalisées après suppression des doublons : comparaison avant/après rationalisation pour démontrer l’impact direct sur le budget.
- Coût moyen par utilisateur : montant dépensé par collaborateur, indicateur utile pour évaluer la rentabilité des outils.
- Valeur des contrats renégociés : économies obtenues grâce à une consolidation des abonnements et une meilleure force de négociation.
Comment impliquer les départements métiers dans l’identification des doublons ?
Les métiers doivent comprendre que les doublons pénalisent le budget global et compliquent la gestion IT. Une communication claire, accompagnée de rapports simples, favorise leur implication. En partageant les économies potentielles par département, le DSI transforme le sujet en levier de collaboration et non en contrainte.
Quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour prévenir l’apparition de doublons SaaS ?
Pour limiter les doublons à l’avenir, l’entreprise doit s’appuyer sur des règles claires et partagées. Voici huit bonnes pratiques concrètes :
- Centraliser la gestion des abonnements SaaS au niveau de la DSI et de la finance.
- Mettre en place un processus d’approbation avant toute nouvelle souscription.
- Maintenir un inventaire actualisé des applications utilisées dans l’organisation.
- Identifier les usages réels et supprimer les licences inactives régulièrement.
- Sensibiliser les responsables métiers aux impacts budgétaires et sécuritaires des doublons.
- Standardiser certains outils de collaboration pour éviter la dispersion des choix.
- Utiliser des solutions de SaaS Management pour automatiser la détection des doublons.
- Réaliser des revues trimestrielles conjointes entre IT et finance pour ajuster le parc.
Comment présenter à la direction les économies générées par la suppression des doublons ?
La direction attend des chiffres clairs, simples et directement exploitables. Le plus efficace est de préparer un tableau avant/après et un message court qui peut être repris tel quel en réunion.
