Centraliser la gestion des applications SaaS permet de reprendre la main sur la sécurité, les coûts logiciels et la conformité, tout en limitant le shadow IT. Pour un DSI de PME ou d’ETI, c’est un levier immédiat pour réduire les licences inutilisées, consolider les abonnements et assurer le respect des normes comme le RGPD, NIS2 ou DORA. Découvrez les étapes et outils pour reprendre le contrôle de votre parc SaaS.
Quels sont les enjeux à résoudre (coûts, sécurité, shadow IT, conformité) ?
Les entreprises de taille moyenne connaissent une prolifération d’applications SaaS qui génère des problématiques concrètes pour la DSI. Ces enjeux ne se limitent pas à une simple question de visibilité : ils impactent directement les coûts, la sécurité et la conformité réglementaire.
1. Coûts logiciels en hausse constante
Les abonnements SaaS se multiplient sans coordination entre les équipes. Les directions métiers souscrivent à leurs propres outils, parfois en doublon, ce qui entraîne :
- Des licences inutilisées représentant en moyenne 20 à 30 % des dépenses SaaS.
- Des contrats souscrits sans négociation, plus coûteux que des achats centralisés.
- Une incapacité à consolider les coûts par équipe, projet ou centre de dépenses.
2. Risques de sécurité accrus
Chaque application SaaS ouvre une porte d’accès supplémentaire au système d’information. En l’absence de centralisation :
- Les comptes inactifs ou orphelins ne sont pas supprimés à temps.
- Les droits d’accès sont attribués de manière incohérente, parfois trop larges.
- Les données sensibles circulent via des outils non sécurisés ou mal configurés.
3. Shadow IT omniprésent
Le shadow IT est l’adoption d’outils SaaS par les équipes sans validation de la DSI. Cela entraîne :
- Une perte de contrôle sur les données stockées en dehors du périmètre officiel.
- Une multiplication des risques de fuite ou de compromission.
- Des redondances entre solutions non intégrées au reste du système d’information.
4. Conformité réglementaire sous pression
Les réglementations imposent de nouvelles contraintes :
- RGPD : contrôle et traçabilité des données personnelles.
- NIS2 : mise en place de politiques de cybersécurité robustes.
- DORA : résilience opérationnelle et reporting en cas d’incident dans le secteur financier.
Sans gouvernance centralisée, il devient complexe de produire les rapports exigés, d’assurer les revues d’accès et de démontrer la maîtrise des flux de données.
Synthèse des enjeux
Quel état des lieux réaliser pour cartographier toutes les applications SaaS existantes ?
Un état des lieux exhaustif repose sur des sources fiables, un modèle de données clair et une méthode d’inventaire structurée. L’objectif : établir une cartographie des applications SaaS qui relie usages, coûts logiciels, accès, risques et conformité réglementaire.
Définir le périmètre et consolider les sources de vérité
Avant d’agréger les données, identifiez où résident les informations utiles. La liste suivante présente les principales sources et la valeur qu’elles apportent.
Structurer un modèle de données de cartographie
Un schéma de données commun garantit des analyses fiables et des décisions rapides. Les champs ci-dessous couvrent l’essentiel.
Mener l’inventaire en 5 étapes opérationnelles
Pour éviter les angles morts, avancez par étapes, avec un pilotage DSI et une implication des équipes métiers.
- Découverte outillée
Lancez une détection via IdP/SSO, CASB et dépenses achats. Recensez les domaines utilisés, les authentifications OAuth actives et les services facturés. - Normalisation des applications
Alignez les dénominations (ex. “MS Teams”, “Teams” → “Microsoft Teams”). Associez chaque application à une catégorie fonctionnelle unique. - Enrichissement des fiches
Complétez les fiches avec ownership, plans tarifaires, contrats, exigences RGPD et NIS2. Rattachez chaque app à un centre de coûts. - Qualification des accès
Vérifiez SSO/MFA, rôles admin, comptes orphelins et présence de SCIM pour l’on/offboarding. Documentez les permissions sensibles. - Validation avec les métiers
Organisez des revues rapides par équipe pour confirmer usages, criticité et redondances avec d’autres applications SaaS.
Qualifier la criticité et le risque de chaque application
Une grille de scoring homogène sécurise les arbitrages et prépare les audits.
Éliminer les doublons et préparer la rationalisation
Les doublons fonctionnels gonflent les coûts et compliquent la sécurité. Croisez catégories, taux d’usage et centres de coûts pour identifier les chevauchements (ex. messagerie d’équipe, visio, gestion de projet). Priorisez la consolidation là où l’adoption réelle reste faible et les contrats arrivent à échéance.
Mesurer l’usage réel et l’adéquation des licences
Une vision claire des licences actives et de l’usage effectif alimente la réduction des coûts.
Capturer contrats et renouvellements pour éviter les reconductions subies
Centralisez les échéances, les SLA et les leviers de négociation afin de planifier les décisions.
Produire les livrables de cartographie indispensables
Pour faciliter les décisions, préparez des livrables synthétiques et actionnables.
- Introduisez un registre des applications SaaS avec les champs normalisés.
- Ajoutez un tableau des doublons fonctionnels avec proposition d’outil cible.
- Fournissez une liste des comptes orphelins et droits admin à corriger.
- Partagez un calendrier des renouvellements et un plan d’optimisation des coûts.
Rôles et responsabilités (RACI de l’état des lieux)
La réussite repose sur une gouvernance claire et une coordination fluide.
Plan d’exécution court (30 jours) pour sécuriser la cartographie initiale
Une feuille de route courte donne de la traction et alimente les premiers gains.
Résultat attendu : une cartographie des applications SaaS fidèle à la réalité, reliée aux coûts, à la sécurité des accès et aux exigences RGPD/NIS2/DORA, prête à alimenter la gouvernance, la rationalisation et les audits.
Comment détecter le shadow IT et les applications non approuvées ?
La détection doit suivre un enchaînement clair pour couvrir tous les points d’entrée. L’objectif consiste à identifier, qualifier, puis traiter chaque application non approuvée sans ralentir l’activité.
Étape 1 — Préparer le périmètre et les règles de détection
Avant toute collecte, définissez ce qui est considéré comme non approuvé, les domaines à surveiller et les seuils d’alerte. Cela évite les faux positifs et accélère les décisions.
- Rédigez une politique d’usage des services cloud avec les catégories autorisées, restreintes et interdites.
- Établissez une liste blanche des applications approuvées avec leurs domaines.
- Définissez les seuils d’alerte (nombre d’utilisateurs détectés, montant dépensé, niveau de données exposées).
- Attribuez les rôles d’analyse, de validation métier et de remédiation.
Étape 2 — Collecter les signaux de shadow IT depuis plusieurs sources
Multipliez les sources pour ne rien manquer. Chaque source sert un angle précis (authentification, trafic, dépenses, intégrations).
Étape 3 — Normaliser et dédupliquer les découvertes
Regroupez toutes les détections sous une même fiche par application pour éviter les doublons et faciliter les décisions.
- Normalisez les noms (Zoom, Zoom Video, zoom.us → Zoom).
- Mappez chaque domaine détecté à un éditeur et une catégorie fonctionnelle.
- Reliez les signaux à des équipes, centres de coûts et propriétaires potentiels.
Étape 4 — Qualifier le risque et prioriser les cas à traiter
Appliquez une grille simple qui pondère l’exposition des données, le volume d’utilisateurs et la sensibilité métier.
Classez ensuite les applications en quatre catégories d’action: intégrer au catalogue, restreindre avec conditions, remplacer par une solution approuvée, retirer.
Étape 5 — Vérifier avec les métiers et décider
Informez les équipes concernées avec un format court et actionnable.
- Présentez l’usage observé, les risques identifiés et les alternatives internes.
- Demandez un owner applicatif, le besoin métier et la durée d’usage prévue.
- Décidez dans un comité rapide (DSI, RSSI, Achats/Finance, métier).
Étape 6 — Remédier et sécuriser
Exécutez des actions proportionnées au risque, sans couper brutalement la production.
- Intégrez l’application au SSO, activez MFA et réduisez les permissions.
- Si rejetée: plan de retrait avec date cible, export des données, migration vers l’outil approuvé.
- Bloquez ou limitez les domaines à risque via CASB/proxy (lecture seule, pas d’upload).
- Avec Boza, centralisez le suivi et recevez des alertes automatiques sur les doublons et les usages non validés pour simplifier la remédiation
Données minimales à capturer pour chaque découverte
Une fiche courte et standardisée accélère les arbitrages.
RACI de la détection et de la remédiation
Clarifiez qui fait quoi pour éviter l’essoufflement du dispositif.
Indicateurs à suivre pour piloter l’effort
Introduisez ces indicateurs pour mesurer l’impact et piloter les priorités.
- Taux de découvertes converties en applications approuvées.
- Part des dépenses détectées rattachées à un contrat négocié.
- Diminution du nombre d’applications non fédérées au SSO.
- Réduction des permissions OAuth élevées non justifiées.
- Temps moyen entre détection, décision et remédiation.
Résultat attendu: une détection fiable, des décisions rapides et une baisse mesurable du shadow IT sans freiner l’activité des équipes.
Quels rôles et parties prenantes impliquer dès le départ (DSI, RSSI, Achats, Finance, Métiers) ?
Une centralisation efficace implique plusieurs acteurs. La DSI et le RSSI assurent la cohérence technique et la sécurité. Les achats et la finance contrôlent la maîtrise budgétaire et la rationalisation des contrats. Les métiers participent pour valider les usages réellement nécessaires. Cette collaboration garantit que les arbitrages respectent à la fois la stratégie IT et les besoins opérationnels.
Quelle gouvernance mettre en place pour valider, prioriser et arbitrer les usages SaaS ?
Une gouvernance claire repose sur un comité regroupant les parties prenantes identifiées. Ce comité définit des règles de validation des nouveaux outils, fixe des priorités et arbitre les demandes en fonction des coûts, des bénéfices et de la sécurité. Des processus documentés évitent que des décisions isolées créent de nouvelles dettes techniques.
Faut-il privilégier une plateforme de gestion SaaS (SMP) ou assembler plusieurs outils ?
Une SMP regroupe la cartographie, le suivi des coûts, la détection du shadow IT et la gestion des accès dans une seule interface. À l’inverse, assembler plusieurs outils demande une intégration plus lourde et une gestion plus complexe. Pour une PME ou une ETI, une plateforme centralisée réduit le temps de mise en œuvre et apporte un retour sur investissement plus rapide.
Comment intégrer l’Identity & Access Management (SSO, MFA, RBAC) dans la centralisation ?
L’Identity & Access Management permet de sécuriser et simplifier la gestion des accès aux applications SaaS.
Le Single Sign-On (SSO) offre un identifiant unique pour toutes les applications. Les utilisateurs n’ont plus à gérer plusieurs mots de passe et la DSI peut couper rapidement tous les accès lors d’un départ.
Le Multi-Factor Authentication (MFA) ajoute une vérification supplémentaire. Même si un mot de passe est compromis, l’accès reste bloqué. Cette mesure répond aussi aux exigences de conformité.
Le Role-Based Access Control (RBAC) attribue les droits selon les rôles. Chaque collaborateur dispose uniquement des accès nécessaires, ce qui limite les privilèges excessifs et facilite les audits.
En réunissant SSO, MFA et RBAC, la centralisation gagne en efficacité, en sécurité et en conformité, tout en améliorant l’expérience des utilisateurs.
Comment automatiser le cycle de vie des accès (onboarding, mouvements, offboarding) ?
Un processus automatisé permet d’attribuer les bons droits dès l’arrivée d’un collaborateur, d’ajuster lors d’un changement de poste et de retirer immédiatement les accès lors du départ. Cette automatisation limite les erreurs humaines et réduit les risques liés aux comptes orphelins.
Quelles bonnes pratiques d’approvisionnement et d’homologation des nouveaux SaaS adopter ?
Chaque nouveau SaaS doit suivre un processus d’homologation avec une validation technique, sécurité et financière. Les équipes achats et IT doivent s’assurer que l’outil respecte les standards internes et les contraintes réglementaires. Cette étape évite les achats impulsifs et assure une cohérence globale.
Comment standardiser les processus d’achat et de renouvellement des abonnements ?
La mise en place d’un calendrier partagé des échéances de renouvellement évite les reconductions automatiques non souhaitées. Des règles standardisées de négociation et de validation réduisent les coûts et améliorent la visibilité.
Comment consolider et suivre les coûts (par application, équipe, centre de coûts, projet) ?
Un tableau de suivi consolidé permet d’attribuer les coûts aux équipes ou projets. Cela aide à identifier les usages prioritaires et à négocier plus efficacement les contrats. Les directions financières obtiennent ainsi un reporting clair et aligné avec les objectifs de rationalisation.
Quelles méthodes appliquer pour optimiser les licences et réduire les doublons ?
L’analyse des taux d’utilisation réels révèle les licences sous-utilisées. Les redistribuer à d’autres collaborateurs ou les supprimer réduit les coûts. L’identification des doublons entre applications comparables comme Slack et Teams évite les gaspillages.
Quels indicateurs et tableaux de bord suivre pour piloter l’usage et la valeur délivrée ?
Les indicateurs clés incluent le nombre de licences actives vs utilisées, le taux de shadow IT détecté, la conformité des accès et le coût total par collaborateur. Des tableaux de bord dynamiques offrent une vue actualisée aux directions.
Comment sécuriser les données et maîtriser les périmètres (scopes, permissions, partages) ?
La centralisation doit intégrer des contrôles sur les permissions, les partages externes et les périmètres d’accès. Les règles doivent limiter l’exposition des données sensibles et s’appliquer de façon cohérente à toutes les applications.
Comment auditer les journaux d’activité et instaurer des revues d’accès périodiques ?
Les journaux d’activité doivent être centralisés et analysés régulièrement. Des revues d’accès trimestrielles garantissent que seuls les utilisateurs autorisés conservent leurs droits. Cette pratique réduit les risques en cas d’audit externe.
Quelles exigences RGPD, NIS2 et DORA faut-il adresser dans la centralisation ?
Le RGPD impose la maîtrise des flux de données personnelles, NIS2 exige des mesures de cybersécurité renforcées et DORA encadre la résilience opérationnelle des services financiers. La centralisation simplifie la production des rapports de conformité exigés.
Comment évaluer et gérer les risques fournisseurs (due diligence, SLA, réversibilité) ?
Chaque fournisseur SaaS doit être évalué sur ses garanties contractuelles, ses niveaux de service et ses plans de réversibilité. Une grille de due diligence standardisée permet de comparer et de limiter les risques liés à la dépendance.
Quelles intégrations techniques sont nécessaires (HRIS, MDM, SIEM, ITSM, EDR, CASB) ?
L’intégration avec les systèmes RH (HRIS) permet d’automatiser le cycle de vie des accès. Les liens avec les solutions de sécurité comme SIEM, MDM ou CASB renforcent la détection des anomalies et la protection des terminaux. L’intégration avec l’ITSM assure la cohérence avec les processus IT existants.
Comment encadrer les intégrations et automatisations via API pour limiter les risques ?
Les API doivent être documentées, surveillées et soumises à des règles d’authentification strictes. Encadrer les automatisations réduit les risques de failles et garantit une interopérabilité contrôlée entre les systèmes.
Quel plan de conduite du changement déployer auprès des équipes et des métiers ?
La réussite repose sur l’adhésion des utilisateurs. Des sessions de sensibilisation expliquent les bénéfices de la centralisation. Des supports simples aident les métiers à comprendre les nouvelles règles. Une communication claire réduit les résistances.
Quels standards et politiques internes formaliser (naming, ownership, data classification) ?
Des standards homogènes de nommage des applications et des propriétaires désignés pour chaque outil renforcent la clarté. Une classification des données garantit que les informations sensibles reçoivent la protection appropriée.
Quel plan projet 30-60-90 jours suivre pour passer de l’audit au run ?
Un plan progressif permet de structurer la démarche.
- 30 jours : cartographie des SaaS et détection du shadow IT.
- 60 jours : mise en place de la gouvernance et premières rationalisations.
- 90 jours : intégration des processus automatisés et suivi par indicateurs.
Quels écueils fréquents éviter lors d’un programme de centralisation SaaS ?
Les principaux risques sont le manque d’implication des métiers, la complexité excessive des processus et le déploiement d’outils non compatibles avec le SI existant. Les éviter passe par une approche pragmatique et progressive.
Comment démontrer le ROI et bâtir un business case crédible pour la direction ?
Le ROI se démontre par les économies réalisées sur les licences supprimées, la réduction des doublons et le temps gagné grâce à l’automatisation. Un business case solide compare les coûts du projet aux bénéfices financiers et sécuritaires.
Quelle checklist opérationnelle utiliser pour maintenir la maîtrise dans la durée ?
Une checklist régulière doit inclure la mise à jour de la cartographie, la revue des accès, l’analyse des coûts, la vérification des renouvellements et la mise à jour des politiques internes. Ce suivi garantit une maîtrise durable du parc SaaS.
