Faire l’inventaire des logiciels est devenu une étape clé pour tout DSI. Entre les applications déclarées, les SaaS adoptés par les métiers et les outils non référencés, la visibilité se fragmente rapidement. Un inventaire structuré permet de savoir exactement ce qui est utilisé, par qui et à quel coût. Il devient alors possible d’optimiser les licences, d’anticiper les risques de conformité et de reprendre la main sur le parc applicatif. Voyons ensemble comment construire une cartographie complète et fiable pour une gestion IT maîtrisée.
Pourquoi l’inventaire des logiciels est-il devenu indispensable pour les DSI ?
Le nombre d’applications utilisées dans les entreprises a explosé avec le SaaS. Les directions métiers adoptent leurs propres outils, souvent sans passer par la DSI. Ce phénomène, appelé shadow IT, crée une perte de contrôle sur la sécurité, les coûts et la conformité.
Un inventaire logiciel permet de reprendre cette visibilité. Il aide à identifier les redondances, à supprimer les licences inutilisées et à renforcer la sécurité des accès. En période d’audit, il devient une preuve concrète de maîtrise du patrimoine applicatif.
Quelles sont les principales difficultés rencontrées dans la gestion du parc applicatif ?
Les DSI font face à plusieurs obstacles lorsqu’ils tentent de cartographier leur parc logiciel :
- Les outils non déclarés échappent souvent aux processus internes.
- Les licences inactives continuent d’être facturées sans être utilisées.
- Les départs de collaborateurs ne sont pas toujours suivis d’une suppression d’accès.
- Les données sont dispersées entre plusieurs services, rendant la mise à jour complexe.
L’absence d’un suivi automatisé multiplie les erreurs et favorise la perte de maîtrise du budget IT.
Comment distinguer les logiciels on-premise, SaaS et les outils non déclarés (shadow IT) ?
Il est essentiel de catégoriser chaque application selon son mode d’hébergement et son niveau de visibilité. Cela permet d’adapter la gouvernance à chaque type d’outil.
Une fois cette distinction faite, il devient plus simple de prioriser les actions et d’identifier les risques potentiels.
Quelles étapes suivre pour construire un inventaire logiciel fiable et à jour ?
Un inventaire efficace repose sur une démarche structurée. Chaque étape contribue à bâtir une base de données solide et exploitable.
Quelles données doivent être collectées dans un inventaire logiciel ?
Pour chaque application, il faut collecter des informations techniques, financières et organisationnelles.
Les principales données à inclure sont :
- Le nom de l’application et son éditeur
- Le mode d’hébergement (SaaS, cloud privé, on-premise)
- Le coût mensuel ou annuel
- Les utilisateurs actifs
- Le propriétaire interne de l’application
- Le niveau de conformité (données sensibles, RGPD)
Ces informations permettent d’avoir une base de décision fiable pour rationaliser les dépenses et sécuriser les usages.
Quels outils permettent d’automatiser la découverte et la cartographie des applications ?
L’automatisation est devenue indispensable pour maintenir la précision des données. Les outils de SaaS Management Platform (SMP) comme Boza, BetterCloud ou Zylo détectent automatiquement les connexions utilisateurs et les abonnements SaaS actifs.
Ces solutions se connectent aux annuaires (Azure AD, Okta, Google Workspace) et aux systèmes de facturation pour créer une vue unifiée. Le DSI peut ainsi suivre en temps réel les coûts, les accès et les risques.
Comment relier l’inventaire logiciel à la conformité (RGPD, NIS2, DORA, ISO 27001) ?
Un inventaire complet est une condition préalable à toute conformité réglementaire. Le RGPD impose par exemple d’identifier toutes les applications manipulant des données personnelles. La directive NIS2 renforce les obligations de sécurité pour les opérateurs essentiels. Quant à DORA, elle encadre la résilience numérique dans le secteur financier.
En centralisant les données applicatives, le DSI peut facilement prouver la traçabilité et la maîtrise des flux d’information.
Comment exploiter l’inventaire pour optimiser les coûts et rationaliser les licences ?
Une fois le parc applicatif cartographié, il devient possible d’analyser les doublons, les licences inutilisées et les abonnements sous-exploités. En moyenne, 30 % des dépenses SaaS peuvent être optimisées grâce à un suivi rigoureux.
Les actions prioritaires à envisager sont :
- La suppression des licences inactives
- La consolidation des outils aux fonctions similaires
- La renégociation des contrats avec les éditeurs
- Le suivi des coûts par département
Ces mesures apportent une visibilité budgétaire immédiate et démontrent la valeur du pilotage IT.
Quelles bonnes pratiques pour maintenir l’inventaire à jour dans le temps ?
Un inventaire n’a de valeur que s’il est actualisé. Il faut donc définir une fréquence de revue et responsabiliser les équipes.
Les bonnes pratiques incluent :
- L’automatisation de la collecte via API et annuaires
- La nomination de référents applicatifs
- La revue trimestrielle des usages et licences
- La documentation des changements dans un outil centralisé
La régularité évite les dérives et garantit la fiabilité des données pour les audits internes ou externes.
Quels indicateurs suivre pour mesurer la performance de la gestion logicielle ?
Le DSI peut piloter la performance de son inventaire grâce à quelques indicateurs simples :
Ces indicateurs permettent de prouver la valeur ajoutée de la démarche auprès de la direction.
Quels bénéfices concrets un DSI peut-il attendre d’un inventaire logiciel maîtrisé ?
Un inventaire logiciel fiable permet :
- Une visibilité complète sur le parc applicatif
- Une réduction mesurable des coûts
- Un renforcement de la sécurité et de la conformité
- Un gain de temps pour les audits et reportings
- Une meilleure collaboration entre IT et métiers
Le DSI transforme ainsi une contrainte administrative en véritable levier de performance.
Comment convaincre la direction d’investir dans un outil de SaaS Management ?
Pour obtenir l’adhésion du comité de direction, il faut présenter des chiffres concrets. Montrer que l’entreprise dépense souvent entre 15 % et 25 % de trop en licences inutilisées suffit à démontrer le retour sur investissement.
En mettant en avant les économies potentielles et les gains de conformité, le DSI positionne l’outil comme un investissement stratégique, non comme une dépense.
Quelles erreurs éviter lors de la mise en place d’un inventaire logiciel ?
Certaines erreurs peuvent réduire l’efficacité du projet :
- Se limiter à un simple tableau Excel
- Oublier d’impliquer les métiers dans la collecte des données
- Négliger la mise à jour continue
- Sous-estimer l’importance de la gouvernance
Un inventaire n’est pas un projet ponctuel, mais un processus permanent intégré à la stratégie IT.
Comment Boza peut aider à automatiser et centraliser l’inventaire des logiciels ?
Boza automatise la découverte des applications SaaS, détecte les doublons et fournit un tableau de bord clair pour piloter les coûts, les accès et la conformité. En quelques semaines, la DSI obtient une vision complète et exploitable de son environnement logiciel.
Avec Boza, les DSI comme Marc Dubois gagnent en visibilité, réduisent les risques et reprennent enfin le contrôle sur leur patrimoine SaaS.
