Cartographier son portefeuille SaaS sans recourir à un outil coûteux est possible en combinant méthode et rigueur. Vous pouvez commencer par recenser vos applications SaaS les plus utilisées, souvent déployées dans différents services (Slack, Zoom, Notion, Salesforce, Jira). L’objectif est de réduire les risques liés au shadow IT, d’éviter les coûts logiciels en doublon et de renforcer la conformité face aux réglementations comme le RGPD, NIS2 ou DORA. Voyons ensemble comment mettre en place une cartographie claire et durable, sans investissement supplémentaire.
Pourquoi est-il essentiel de cartographier son portefeuille SaaS ?
Un portefeuille SaaS non maîtrisé entraîne rapidement des dérives budgétaires et des failles de sécurité. Sans visibilité, vous risquez de payer plusieurs abonnements identiques, de conserver des licences inutilisées et de laisser des comptes actifs appartenant à d’anciens collaborateurs. Pour un DSI, cette situation complique la conformité avec le RGPD, la directive NIS2 et le règlement DORA. Une cartographie claire permet de garder le contrôle, d’anticiper les risques et de justifier vos décisions auprès de la direction.
Quels sont les principaux défis sans outil dédié ?
Mettre en place un suivi sans solution spécialisée demande de la discipline et une méthode précise. Les défis les plus fréquents concernent la collecte des données dispersées, la mise à jour régulière des informations et le suivi des contrats SaaS. Vous devez aussi gérer la résistance de certains métiers habitués à choisir leurs propres logiciels. Enfin, les audits de sécurité deviennent plus complexes si les informations ne sont pas centralisées.
Comment cartographier son portefeuille SaaS étape par étape ?
Étape 1 : Recenser toutes les applications SaaS utilisées
Commencez par interroger vos équipes, analyser les notes de frais et examiner les connexions réseau. De nombreux outils passent sous le radar de la DSI. Cette première étape donne une vue réaliste du nombre d’applications SaaS réellement présentes dans l’entreprise.
Étape 2 : Centraliser les informations collectées
Une fois la liste établie, regroupez les données dans un fichier unique. Utilisez un tableau Excel ou Google Sheets partagé avec votre équipe. Incluez pour chaque outil : l’administrateur, le coût mensuel, la date de renouvellement et le service utilisateur.
Étape 3 : Identifier les doublons et les licences inutilisées
Analysez vos données pour repérer les chevauchements. Par exemple, si deux équipes utilisent Slack et Teams, une rationalisation est possible. Vérifiez également les licences inutilisées. Dans certaines PME, jusqu’à 20 % des comptes SaaS restent actifs alors que les employés ont quitté l’entreprise.
Étape 4 : Vérifier les accès et la sécurité
Assurez-vous que chaque compte a un propriétaire identifié. Supprimez les accès des anciens collaborateurs et appliquez le principe du moindre privilège. Cette étape réduit le risque de compromission et améliore votre conformité.
Étape 5 : Créer une cartographie visuelle simple
Pour donner de la clarté à vos données, transformez votre tableau en diagramme. Un outil gratuit comme Lucidchart, Draw.io ou même Miro permet de représenter les applications, leurs utilisateurs et leurs coûts. Cette visualisation facilite les discussions avec la direction et accélère les prises de décision.
Quels outils gratuits ou peu coûteux peuvent aider ?
Vous n’avez pas besoin d’un logiciel coûteux pour structurer votre suivi. Plusieurs solutions suffisent :
- Excel ou Google Sheets pour centraliser et partager les données.
- Trello ou Notion pour organiser les applications par service ou par usage.
- Draw.io pour créer un schéma visuel clair et collaboratif.
Ces outils sont gratuits ou inclus dans les suites bureautiques déjà présentes dans l’entreprise.
Cependant, si votre portefeuille SaaS prend de l’ampleur et que la gestion manuelle devient trop chronophage, une solution spécialisée comme Boza peut apporter une réelle valeur ajoutée. Boza automatise la cartographie, détecte le shadow IT, identifie les licences inutilisées et génère des rapports prêts pour les audits RGPD, NIS2 et DORA. L’outil reste simple à déployer et permet de gagner un temps considérable par rapport aux méthodes manuelles.
Quelles bonnes pratiques pour maintenir cette cartographie à jour ?
Une cartographie SaaS perd rapidement sa valeur si elle n’est pas actualisée. Programmez une révision trimestrielle avec vos équipes. Demandez aux responsables métiers de signaler toute nouvelle application utilisée. Enfin, synchronisez votre suivi avec le calendrier budgétaire afin d’anticiper les renouvellements et les renégociations de contrats.
Conclusion : comment tirer parti de cette cartographie sur le long terme ?
Une cartographie manuelle bien structurée vous aide à réduire vos coûts logiciels, à améliorer la sécurité des accès et à démontrer votre maîtrise lors des audits de conformité. Sur le long terme, elle constitue une base solide pour décider d’un éventuel passage à une solution automatisée si le volume d’applications continue de croître. Vous gagnez ainsi en visibilité et en contrôle, tout en optimisant vos ressources.
